A chaque élection municipale, doit être dressé un procès-verbal de décharge et de prise en charge des archives de la commune signé du maire entrant et du maire sortant. Les présidents d’EPCI ont les mêmes obligations.

Ce procès-verbal s’accompagne d’un récolement sommaire ou détaillé des archives, à savoir un recensement plus ou moins exhaustif des documents présents dans la mairie.

Il s’agit d’une procédure réglementaire et obligatoire qui équivaut à un transfert de responsabilité en cas de pertes éventuelles de documents ou toute autre dégradation. En effet le maire ou président est responsable civilement et pénalement des archives de sa collectivité. ⇒ Fiche pratique

⇒ Circulaire ; annexe

⇒ Modèle de Tableau de récolement (word)

Pour tout renseignement concernant le récolement des archives vous pouvez vous adresser à l’archiviste du CDG90 ou aux Archives départementales :

Archives départementales du Territoire de Belfort
M. Jean-Christophe TAMBORINI
4 rue de l’ancien théâtre
90 000 BELFORT
03.84.90.92.00